Deze reviewversie is gebaseerd op de huidige website, de intake via Calendly en Stripe en de bevestigde bedrijfsgegevens. De bewaartermijnen en de nog te kiezen document- en gespreksomgeving moeten vóór publicatie praktisch worden ingericht en juridisch worden gecontroleerd.
1. Wie is verantwoordelijk?
Sportbeurs Amerika NL, gevestigd aan Van Woustraat 64-1, 1073 LN Amsterdam, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven. Sportbeurs Amerika NL is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 85503495 en heeft btw-identificatienummer NL004106939B54.
Vragen over privacy kunnen naar info@sportbeursamerika.nl of telefonisch via +31 6 2600 7445.
2. Welke gegevens worden verwerkt?
Afhankelijk van het contact en de gekozen dienstverlening kan het gaan om:
- naam, e-mailadres, telefoonnummer en gegevens van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger;
- leeftijd of geboortedatum, taalvoorkeur en informatie over de huidige school- of studiesituatie;
- sport, positie of discipline, niveau, prestaties, planning, sport-cv en sportbeelden;
- wensen rond studie, sport, locatie en een mogelijke overstap naar de Verenigde Staten;
- afspraken, correspondentie, intake-aantekeningen en de schriftelijke samenvatting;
- gegevens en tijdstip van een online herroepings- of annuleringsverzoek;
- contract-, factuur- en betaalgegevens; Sportbeurs Amerika ontvangt niet je volledige betaalkaartgegevens;
- documenten die tijdens een begeleidingstraject noodzakelijk zijn voor recruitment of toelating;
- technische gegevens in server- en beveiligingslogs, zoals IP-adres, tijdstip en opgevraagde pagina.
Deel via een open tekstveld of gewone e-mail geen paspoort, medische informatie of andere gevoelige documenten. Zulke gegevens worden alleen gevraagd als dat aantoonbaar nodig is en er een passende, beveiligde aanlevermethode is afgesproken.
3. Doelen en grondslagen
Contact en oriëntatie
Vragen worden beantwoord en een mogelijke dienstverlening wordt besproken op verzoek van de betrokkene en, waar van toepassing, op basis van het gerechtvaardigde belang om zorgvuldig te kunnen communiceren.
Intake en begeleiding
Gegevens worden gebruikt om de intake of begeleiding te boeken, voor te bereiden, uit te voeren en op te volgen. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst of het nemen van stappen vóór het sluiten daarvan.
Betaling en administratie
Betalingen, facturen en de administratie worden verwerkt voor de overeenkomst en om te voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen.
Herroeping, annulering en klachten
Een online herroepingsverzoek wordt gebruikt om de boeking terug te vinden, het verzoek direct te bevestigen en annulering of terugbetaling af te handelen. Dit gebeurt om de overeenkomst uit te voeren en te voldoen aan wettelijke consumentenverplichtingen. Een reden voor herroeping wordt niet gevraagd.
Beveiliging en verbetering
Beperkte technische gegevens kunnen worden gebruikt om de website beschikbaar en veilig te houden. Dit gebeurt op basis van het gerechtvaardigde belang bij een veilige website en betrouwbare dienstverlening. Alleen na je toestemming gebruikt de website Google Analytics 4 om bezoeken en interacties te meten. Daarbij kunnen de bezochte pagina, herkomst van het bezoek, apparaat- en browsercategorie, globale locatie, scrolls, uitgaande links en klikken op intake-, contact- en sociallinks worden verwerkt. De grondslag hiervoor is toestemming. Er worden geen namen, contactgegevens, sportprofielen of formulierantwoorden aan analytics toegevoegd. Advertentietracking, Google Signals en advertentiepersonalisatie staan uit. Toestemming kan altijd via Cookievoorkeuren worden ingetrokken.
Foto’s, testimonials en marketing
Herkenbare foto’s, testimonials of resultaten van een student-athlete worden niet openbaar gebruikt zonder een afzonderlijke afspraak en, wanneer toestemming de juiste grondslag is, aantoonbare toestemming. Die toestemming kan worden ingetrokken voor toekomstig gebruik.
4. Minderjarige student-athletes
Is de student-athlete jonger dan 18 jaar, dan sluit de ouder of wettelijk vertegenwoordiger de overeenkomst en verzorgt diegene de betaling. De student-athlete wordt passend bij leeftijd en situatie bij het proces betrokken. Gegevens van de ouder worden alleen gebruikt voor contract, betaling, communicatie en de begeleiding van de minderjarige.
5. Leveranciers en ontvangers
Voor de huidige website en intake worden de volgende categorieën ontvangers gebruikt:
- Hostinger voor hosting en technische beschikbaarheid van de website;
- Titan Email voor het e-mailverkeer van het domein;
- Calendly voor het plannen en bevestigen van de intake;
- Stripe voor de online betaling;
- Google Ireland Limited voor Google Analytics, uitsluitend nadat de bezoeker toestemming heeft gegeven;
- boekhouder, adviseur of overheid wanneer dit nodig is voor administratie of een wettelijke plicht;
- coaches, universiteiten en relevante sport- of toelatingsorganisaties wanneer dit binnen het afgesproken traject nodig is.
De website bevat ook uitgaande links, onder meer naar LinkedIn en officiële sportorganisaties. Zij ontvangen pas gegevens wanneer je zelf naar hun website gaat. Sportbeurs Amerika verkoopt geen persoonsgegevens.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Calendly, Stripe, Google en ontvangers binnen een Amerikaans recruitmentproces kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Voor structurele doorgiften wordt per ontvanger gecontroleerd of een adequaatheidsbesluit, deelname aan het EU–US Data Privacy Framework, standaardcontractbepalingen of een andere geldige waarborg van toepassing is. Op verzoek kan informatie over de gebruikte waarborg worden verstrekt.
Gegevens worden niet zonder meer naar iedere coach of universiteit gestuurd. Vooraf wordt besproken welke ontvangers passend zijn en welke informatie voor het recruitment- of toelatingsproces nodig is.
7. Bewaartermijnen
De volgende termijnen vormen het beoogde bewaarbeleid:
- losse contactaanvragen zonder vervolg: maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact;
- intakegegevens en samenvatting zonder vervolgtraject: maximaal 2 jaar na de intake;
- begeleidingsdossier en relevante correspondentie: maximaal 5 jaar na het einde van het traject;
- herroepings-, annulerings- en klachtcorrespondentie: maximaal 5 jaar na afronding van het verzoek;
- sportbeelden en aangeleverde recruitmentdocumenten: uiterlijk 6 maanden na het traject verwijderd, tenzij langer bewaren aantoonbaar nodig of afgesproken is;
- facturen en fiscale administratie: 7 jaar overeenkomstig de fiscale bewaarplicht;
- de lokale analyticskeuze: maximaal 180 dagen; analyticscookies na toestemming: maximaal 2 jaar;
- GA4-eventgegevens: 2 maanden; gebruikersgerelateerde GA4-gegevens: 14 maanden, waarbij de termijn bij nieuwe activiteit opnieuw start;
- gegevens die uitsluitend op toestemming zijn gebaseerd: tot intrekking of totdat het doel vervalt.
Een gegeven kan langer worden bewaard wanneer dat noodzakelijk is voor een lopend geschil, wettelijke plicht of rechtsvordering. Back-ups en beveiligingslogs worden volgens de instellingen en termijnen van de betreffende leverancier verwijderd. De precieze leveranciersinstellingen worden vóór publicatie in het interne register vastgelegd.
8. Beveiliging
Sportbeurs Amerika neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeperking, sterke accountbeveiliging, updates en het beperken van gegevens tot wat nodig is. Het gekozen kanaal voor gevoelige documenten wordt vóór gebruik afzonderlijk beoordeeld.
9. Jouw privacyrechten
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van persoonsgegevens. Je kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en toestemming intrekken. Stuur een verzoek naar info@sportbeursamerika.nl. Er kan aanvullende informatie worden gevraagd om de identiteit van de verzoeker veilig te controleren. In beginsel wordt binnen één maand gereageerd.
Ben je niet tevreden over de afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Geautomatiseerde besluiten
Sportbeurs Amerika neemt geen besluiten met rechtsgevolgen die uitsluitend door geautomatiseerde verwerking of profilering tot stand komen.
11. Wijzigingen
Deze verklaring wordt aangepast wanneer de dienstverlening, leveranciers of wetgeving veranderen. De actuele versie en datum staan bovenaan de pagina.